Spørsmål og svar om lagringstid og sletting av kunder

Her finner du svar på vanlige spørsmål om lagringstid for kundeopplysninger, og om hvordan sletting og anonymisering fungerer i ResDiary. Lagringstiden hjelper dere å følge regelen i GDPR om at opplysninger ikke skal lagres lenger enn nødvendig.

Lagringstid

Hva er en lagringstid?

Det er hvor lenge kundeopplysninger lagres. Når tiden er ute, anonymiseres opplysninger dere ikke lenger trenger.

Hvor lang skal den være?

Det bestemmer dere selv. Se veiledningen fra Datatilsynet for hjelp til vurderingen.

Hva skjer hvis vi ikke setter en lagringstid?

Da sletter ikke dagboken noen kundeopplysninger automatisk.

Kan hvert sted i en gruppe ha sin egen lagringstid?

Nei. Én lagringstid gjelder for alle stedene i gruppen.

Når gjelder en ny lagringstid?

Med en gang du lagrer. Endringer blir også logget i oversikten over endringer i oppsettet.

Hva regnes fra?

Profilen anonymiseres når gjesten ikke har hatt kontakt med dere i løpet av lagringstiden. Ny kontakt, for eksempel en ny booking, starter tiden på nytt.

Sletting av kunder

Kan vi slette en kunde selv?

Ja, men ikke en kunde som har en fremtidig booking.

Hvor fort må vi svare hvis en gjest ber om å bli slettet?

Etter GDPR har dere som hovedregel én måned på å svare på en slik forespørsel.

Hva skjer når vi sletter?

• Kunden blir liggende i kundelisten i sju dager. Bookingen og kundevisningen viser når og av hvem slettingen ble startet (Deleted on og Deleted by).
• I de sju dagene kan du finne kunden i kundelisten og gjenopprette den.
• Etter sju dager fjernes profilen helt og personopplysningene anonymiseres.
• Gjesten får ingen e-post om slettingen.

Hva betyr sletting for andre funksjoner?

• Sammenslåing: en slettet profil finnes ikke lenger og kan ikke slås sammen med andre.
• Markedsføring: slettede kunder kommer ikke med på markedsføringslister, selv om de hadde samtykket før.
• Dagboken: bookingen vises som vanlig, men med «customer deleted».