Hva personvernerklæringen for bookinger bør inneholde

Når gjester booker bord, samler dere inn personopplysninger. Da skal dere ha en personvernerklæring som forteller hva dere samler inn, hvorfor og hvor lenge. Her er en sjekkliste over hva den bør dekke. Erklæringen legger du inn under Settings → Terms and Conditions/ Privacy Policy → Privacy Policy.

Viktig: Dette er generell veiledning, ikke juridisk rådgivning. Dere er selv ansvarlige for å følge personvernreglene. Se Datatilsynet eller spør en rådgiver ved behov.

Sjekkliste

1. Hvem dere er: firmanavn, organisasjonsnummer, adresse og hvordan man kontakter dere om personvern. Er dere en gruppe med flere steder, si hvilke steder erklæringen gjelder.
2. Hva dere samler inn: for eksempel navn, telefon, e-post, antall gjester, allergier og spesielle ønsker, og eventuelt kortopplysninger ved depositum.
3. Hvordan dere samler det inn: ved booking på nett, på telefon, ved besøk og når noen bruker nettsiden.
4. Hvorfor: for å håndtere bookingen, sende bekreftelse og påminnelser, og eventuelt sende nyhetsbrev. Si hva som er det rettslige grunnlaget, for eksempel avtale (bookingen) eller samtykke (markedsføring).
5. Helseopplysninger: allergier kan være sensitive opplysninger. Forklar at de bare brukes for å servere trygt.
6. Hvem som får tilgang: egne ansatte og leverandører som behandler data for dere (databehandlere), for eksempel bookingsystemet ResDiary, betalingsleverandør og e-posttjeneste. Si om data kan bli lagret utenfor EØS.
7. Hvor lenge dere lagrer: lagringstiden dere har satt i ResDiary, og hva som skjer når den er ute.
8. Markedsføring og profilering: at gjesten kan si ja eller nei til nyhetsbrev, og når som helst trekke samtykket.
9. Gjestens rettigheter: innsyn, retting, sletting, begrensning, protest og dataportabilitet, og hvordan de ber om det.
10. Sikkerhet: kort om hvordan dere beskytter opplysningene.
11. Informasjonskapsler (cookies): hvis nettsiden eller bookingwidgeten bruker dem.
12. Endringer: at erklæringen kan bli oppdatert, og dato for siste endring.
13. Klage: at gjesten kan klage til Datatilsynet.

Tips: Skriv kort og enkelt. Gjestene skal forstå erklæringen uten juridisk bakgrunn.