Registrer og følg opp eventforespørsler

Alle forespørsler om arrangementer samles i Event Manager. Her registrerer du nye forespørsler, holder oversikt og gjør dem om til bookinger med betaling, forhåndsbestilling og eventark.

Viktig: Eventhåndtering (Event Manager) er et tillegg til abonnementet. Når tillegget er aktivert, ser du ikonet for event enquiries øverst til venstre i dagboken.

Registrer en ny forespørsel

1. Klikk ikonet for event enquiries øverst til venstre i dagboken.
2. Klikk Create New Event.
3. Søk opp kunden, eller klikk New Customer hvis kunden ikke finnes. Fyll inn opplysningene og klikk Register Customer.
4. Fyll ut:
   • Venue – restauranten.
   • Date – datoen for arrangementet.
   • Time – tidsrommet.
   • Guests – antall gjester.
5. Velg område og type arrangement.
6. Skriv eventuelt inn verdien av arrangementet og kommentarer.
7. Klikk Create Event for å legge forespørselen i listen, eller Check Availability for å lage en booking med en gang.

Hold oversikt i listen

1. Klikk ikonet for event enquiries øverst til venstre.
2. Tilpass visningen i menyen til høyre:
   • velg hvilke restauranter du vil se
   • klikk Add filter for å snevre inn resultatet
   • klikk Edit columns and their order for å ordne kolonnene
   • klikk Save view for å lagre visningen til senere
3. Klikk Run Report.

I listen kan du endre status ved å klikke på den, bytte hvem forespørselen er tildelt ved å holde musepekeren over navnet, og skrive ut listen med Print.

Detaljene for en forespørsel

Klikk på en forespørsel for å åpne den. Siden har to deler: kundedetaljer (forespørselen, kundeprofilen og eventuell booking) og aktivitet (alt som er gjort med forespørselen). Klikk nål-ikonet på en aktivitet for å feste den øverst.

Lag en booking

1. Åpne forespørselen.
2. Klikk Send initial enquiry email hvis du vil sende kunden et sammendrag.
3. Klikk Check Availability, finn ledig tid og fullfør bookingen som vanlig.

Endre eller slette bookingen

Åpne forespørselen og velg:

• Edit Booking – endre bookingen.
• Cancel Booking – slette den.
• Send confirmation – sende bekreftelsen på nytt.
• Replace customer – bytte ut alle kundeopplysningene.

Mer du kan gjøre

• lage en PDF med detaljene om arrangementet
• endre type arrangement eller verdi under tilleggsdetaljene
• legge til kostnader og betalinger, hvis det finnes en booking
• legge til forhåndsbestilling på bookingen
• klikke Add section for å laste opp filer